Sfârșitul anului 2019 a adus cu sine o situație prea puțin așteptată, o pandemie care a zguduit din temelie tot ce credeam a fi stabil și de la sine înțeles. Ca un prim răspuns la pandemia COVID-19, autoritățile au început să restricționeze călătoriile intercontinentale, apoi au urmat restricțiile și în cadrul Uniunii Europene.
În același timp, în fiecare țară au fost implementate diferite măsuri de prevenție: carantină, suspendarea activităților de grup, muncă de acasă, închiderea magazinelor și punctelor de lucru cu produse și activități considerate neesențiale etc.
Am putea continua lista, dar cred că nu este necesar, pentru că încă trăim această realitate.
Sunt și ne-au fost afectate viețile personale, companii mici, mijlocii și mari, sistemul de sănătate, sistemul educațional. Oamenii au fost afectați psihic de această situație incertă, unii din cauza grijii pentru sănătate, alții din cauza lipsei de interacțiuni sociale sau incertitudinea economică.
În tot acest haos, companiile au încercat cu toate puterile să supraviețuiască. Unii au reușit, alții, din păcate, nu.
Acum, când parcă se vede o lumină la capătul tunelului, am găsit că ar fi potrivit să adunăm învățăturile dobândite.
Ce provocări au companiile în pandemie?
Provocările companiilor diferă în funcție de domeniul de activitate al acestora. Există, totuși, câteva situații comune cu care s-au confruntat firmele din mai multe domenii.
-
Home office
Înainte de 2020 erau foarte puține companii în România care permiteau angajaților să lucreze de acasă sau cel puțin în forma hibridă. A fost un concept nou, de care majoritatea managerilor se fereau.
Una dintre primele măsuri de prevenire a răspândirii cazurilor de COVID-19 a fost închiderea birourilor și susținerea muncii de acasă, acolo unde acest lucru era posibil.
Munca de acasă a venit cu provocările ei atât pentru angajați cât și pentru personalul din management.
Angajații s-au trezit într-o situație în care nu-i superviza nimeni. Ispita de a face alte activități în timpul orelor de lucru nu e de neglijat. Unii au avut dificultăți din cauză că spațiul de acasă nu permitea tuturor membrilor gospodăriei să-și desfășoare activitățile în liniște, în special acolo unde copiii aveau orele predate online.
Comunicarea în cadrul echipei a avut de suferit. Colegii au fost nevoiți să se rezume la ședințele video și discuțiile pe aplicațiile de mesagerie din cadrul companiei.
Angajații în funcțiile de conducere au avut și ei dificultățile mai sus enumerate, plus responsabilitatea de a asigura în continuare calitatea și cantitatea muncii prestate.
Au avut mai multe abordări pentru a obține rezultate: sisteme de urmărire a activității angajaților pe calculatoare, împărțirea sarcinilor pe taskuri și stabilirea termenelor pentru fiecare task.
Softurile de management au devenit esențiale.
-
Suspendarea activității la locații fizice
Dacă pentru companiile de IT, de consultanță și altele care își desfășurau activitățile în mediul online, soluția era munca de acasă, unele magazine, săli de fitness, restaurante au fost puse în fața unei situații diferite.
Mutarea activității lor în mediul online, cu munca desfășurată de acasă nu era atât de simplu de implementat pentru ei.
Provocarea era să-și reevalueze abordarea și să se adapteze situației. Instructorii de fitness au început să ofere consultanță și au ținut activități online.
Magazinele au realizat importanța unui site de prezentare bine pus la punct și funcțional pentru comenzi online.
Restaurantele și-au concentrat activitatea pe delivery. Unele restaurante au venit cu un concept mai neobișnuit și au început să livreze ingredientele gata pregătite pentru unele preparate.
Prezența companiilor pe social media a devenit o necesitate, nu mai este opțională.
Au supraviețuit doar cei care au reușit să se adapteze rapid și s-au reinventat.
-
Clienți irascibili
Oamenii fiind expuși, la rândul lor, în tot felul de situații incerte, au devenit mai irascibili. Pentru rezolvarea problemelor apărute, a fost, și încă este nevoie de mai multă empatie din partea angajaților și de soluții rapide.
Angajații bine pregătiți, care cunosc bine procedurile firmei sunt capabili să rezolve într-un timp scurt și într-o manieră profesionistă nemulțumirile clienților, transformând astfel o experiență neplăcută într-una satisfăcătoare.
Oricum, statisticile arată cum clientela multor companii a scăzut. Potențiala pierdere a majorității sau pierdere definitivă ar fi o lovitură prea mare.
Ce am învățat în anii pandemiei COVID-19?
Am avut parte de provocări mari atât pe plan personal cât și la nivel de companie. În urma rezolvării sau eșuării, am învățat multe.
Am învățat despre munca organizată. Ne-am dat seama că avem nevoie de măsurători, ca să putem face estimări. Factorii ce ne distrag, ne răpesc timpul prețios, iar finalizarea unui task poate dura mult mai mult, în lipsa concentrării.
Am învățat despre responsabilitate. Sarcina noastră nu va fi completată de nimeni, este responsabilitatea noastră să o facem. Nu o facem pentru că cineva ne supraveghează, ci o facem pentru că așa este normal, din respect pentru colegi și pentru echipă.
Am învățat despre comunicare. Aptitudinile de comunicare sunt trecute aproape pe fiecare CV, dar pandemia și munca de acasă au ținut o oglindă în fața noastră și ne-au forțat să ne dezvoltăm abilitățile în acest sens. Fiind nevoiți să ne rezumăm la apeluri telefonice, la mailuri, la chat și apeluri video, am realizat că pierdem timp, nu suntem eficienți dacă informațiile împărtășite sunt vagi.
Am învățat să apreciem team building-urile și ieșirile în societate. Pentru formarea unei echipe, sunt necesare întâlnirile, jocurile unde angajații au ocazia să se cunoască, să interacționeze mai liberi și să formeze relații cu colegii. Odată cu instalarea restricțiilor, am început să vedem adevărata valoare a acestora.
Am învățat să avem încredere în angajații firmei. Ca manageri și alte persoane responsabile de echipe, am învățat să deosebim angajații dedicați și să avem încredere în ei. Situația a impus noi modalități de măsurare a eficienței: nu mai măsurăm orele petrecute la muncă, ci măsurăm taskurile completate.
Am învățat să apreciem relațiile cu oamenii. Într-o perioadă dominată de incertitudine, înțelegerea, empatia și respectul față de principiile personale sunt foarte mult apreciate.
Am învățat că prezența în online nu este ceva de care trebuie să ne ferim, ci dimpotrivă, ne oferă un instrument prin care putem fi mai aproape unii de alții, mai aproape de clienți și prin care putem aduce plus valoare.
Concluzii:
Parcă încep să apară razele speranței că, în curând, pandemia COVID-19 se va termina. Însă nu putem avea certitudinea aceasta. Nu ne putem construi strategia pe speranța că așa va fi.
Învățătura pe care am tras-o în urma acestor ani este că doar cei care reușesc să se adapteze situațiilor noi, doar cei care sunt pregătiți să se reinventeze, să renască și să fie deschiși spre nou, doar acele persoane și doar acele companii pot avea în vizor un viitor prosper cu planuri de dezvoltare.
„Posibilităţile sunt numeroase atunci când ne decidem să acţionăm, şi nu să reacţionăm.” – George Bernard Shaw
